Augančioje įmonėje vaizdas dažnai panašus: buhalterija tvarkoma vienoje programoje, sandėlis – kitoje, darbuotojų grafikai ir atlyginimai – trečioje. Tarp jų dar įsiterpia „Excel“ failai ir elektroniniai laiškai.
Kiekviena sistema atskirai gali veikti visai neblogai. Problema prasideda tarp sistemų. Vienas darbuotojas eksportuoja duomenis, kitas juos perkelia į savo lentelę, trečias tikrina, kodėl skaičiai nesutampa. Šis darbas retai matomas ataskaitose, tačiau jam vis tiek skiriamas žmonių laikas.
Ką sužinosite?
- kur slepiasi nesusikalbančių sistemų kaštai;
- kaip atpažinti duomenų fragmentaciją;
- ką praktiškai pakeičia integruota ERP sistema;
- kada atskiros programos vis dar yra racionalus pasirinkimas.
Ką įmonei kainuoja nesusikalbančios sistemos?
Vertinant naudojamas programas lengva susitelkti į licencijų kainas. Tačiau didesnė problema neretai yra tai, kiek kartų darbuotojai perrašo, tikrina ir derina tuos pačius duomenis.
Pardavimo informaciją perkėlus į apskaitą rankomis, tas pats skaičius įvedamas dar kartą. Sandėlio likučiams gyvenant atskirai nuo apskaitos, inventorizacijos metu tenka aiškintis, kuris šaltinis rodo tikrą situaciją. Vadovui paprašius ataskaitos, kažkas turi surinkti informaciją iš kelių sistemų ir suderinti skirtingus formatus.
Kol įmonė nedidelė, toks procesas gali atrodyti pakenčiamas. Augant užsakymų skaičiui, padaliniams ar pardavimo kanalams, rankinių veiksmų daugėja. Čia problema dažnai pasimato ne iš karto. Iš pradžių darbuotojai tiesiog daugiau tikrina. Vėliau ilgėja mėnesio uždarymas, vėluoja ataskaitos, o skirtingi skyriai pradeda remtis skirtingais skaičiais.
Paprastas būdas įvertinti situaciją – pasekti vieno duomens kelią. Pavyzdžiui, kur įvedamas kliento užsakymas, kas jį perkelia į sandėlio programą, kaip informacija pasiekia apskaitą ir iš kur vėliau paimama vadovo ataskaitai. Jei tame kelyje nuolat atsiranda kopijavimas, eksportas ir rankinis tikrinimas, įmonė jau moka už sistemų fragmentaciją.
Ką iš tikrųjų reiškia integruota ERP sistema?
Atsakant į klausimą, kas yra ERP sistema, lengva pradėti nuo ilgo funkcijų sąrašo. Tačiau svarbesnė pati veikimo logika: finansų, pardavimo, personalo, sandėlio ir kitų procesų duomenys turi būti susieti taip, kad jų nereikėtų nuolat perkelti rankomis.
Integruota sistema nebūtinai reiškia, kad kiekvieną įmonės veiksmą privalo atlikti viena programa. Kai kurias specializuotas sistemas verta išlaikyti. Svarbu, kad tarp jų veiktų patikimas duomenų perdavimas ir būtų aišku, kuris šaltinis laikomas pagrindiniu.
Pavyzdžiui, pardavimo užsakymo informacija gali būti panaudojama rezervuojant prekes, rengiant dokumentus ir registruojant apskaitos operaciją. Jeigu procesas tinkamai sujungtas, darbuotojams nereikia tų pačių kliento, prekės ar kainos duomenų suvesti kelis kartus.
Integracijos vertė atsiskleidžia ne funkcijų skaičiumi, o pašalintais rankiniais perdavimais.
Vieno užsakymo kelias parodo daugiau nei funkcijų lentelė
Įsivaizduokime paprastą pardavimo užsakymą. Vadybininkas jį gauna elektroniniu paštu ir įrašo į savo lentelę. Sandėlio darbuotojas tuos pačius duomenis perkelia į sandėlio programą, kad rezervuotų prekes. Išrašius sąskaitą, informacija dar kartą įvedama į apskaitos sistemą.
Mėnesio pabaigoje paaiškėja, kad vienoje vietoje nurodytas kitoks kiekis. Tada reikia grįžti prie laiškų, lentelių ir sistemos įrašų, kad būtų galima nustatyti, kuriame etape atsirado neatitikimas.
Vienas užsakymas šiuo atveju apdorojamas keliose vietose, nors klientui tai nesukuria jokios papildomos vertės. Kai tokių užsakymų per mėnesį yra daug, keli iš pirmo žvilgsnio nereikšmingi veiksmai tampa nuolatine administracine našta.
Todėl prieš renkantis naują sistemą naudinga ne tik peržiūrėti funkcijų sąrašą, bet ir nubraižyti kelių svarbiausių procesų kelią. Dažnai būtent ten paaiškėja, kur dingsta daugiausia laiko.
Integracijų klausimas svarbesnis už ilgą funkcijų sąrašą
Renkantis ERP sprendimą lengva lyginti varneles tiekėjų lentelėse: ar yra sandėlio modulis, ataskaitos, dokumentų valdymas, personalo apskaita. Tačiau vien funkcijos pavadinimas dar neparodo, kaip ji veiks konkrečioje įmonėje.
Daug svarbiau išsiaiškinti, ar naujas sprendimas susijungs su jau naudojamais įrankiais: elektronine parduotuve, kasos aparatais, bankais, logistikos platformomis ar dokumentų mainų kanalais.
Tiekėjui verta užduoti keturis praktiškus klausimus:
- Kokios integracijos jau veikia? Svarbu atskirti paruoštą integraciją nuo individualaus programavimo, kurį dar reikės užsakyti.
- Kaip dažnai bus atnaujinami duomenys? Vieniems procesams pakanka periodinio apsikeitimo, kitiems reikia beveik momentinio atnaujinimo.
- Kas nutiks perdavimui nepavykus? Darbuotojai turi matyti klaidą ir žinoti, kaip ją ištaisyti, o ne aptikti neatitikimą tik mėnesio pabaigoje.
- Kas perkels istorinius duomenis? Reikia iš anksto sutarti, kokia informacija bus perkeliama, kas tikrins jos kokybę ir kiek laiko senieji duomenys turės būti prieinami.
Šie klausimai apie būsimą darbą paprastai pasako daugiau nei ilgas galimybių sąrašas.
Diegimas prasideda ne nuo programos
Nusprendus sujungti procesus, rizika niekur nedingsta – ji persikelia į diegimo etapą. Nauja sistema neištaisys neaiškių atsakomybių ar skirtingai suprantamų duomenų. Blogas procesas gali būti automatizuotas lygiai taip pat sėkmingai kaip geras.
Todėl prieš diegimą reikia sutarti, kur prasideda ir baigiasi kiekvienas svarbus procesas, kas priima sprendimus ir kuris duomenų šaltinis laikomas pagrindiniu. Tik tada galima spręsti, ką automatizuoti.
Taip pat verta realistiškai įvertinti komandos įsitraukimą. Tiekėjas gali paruošti sistemą ir padėti ją įdiegti, tačiau įmonės žmonės geriausiai žino išimtis, neformalius susitarimus ir vietas, kuriose procesas stringa. Jeigu jie į projektą įtraukiami tik mokymų pabaigoje, svarbios problemos gali išryškėti per vėlai.
Kada atskiros programos vis dar yra geras pasirinkimas?
ERP reikia ne kiekvienai įmonei. Nedidelei komandai, turinčiai paprastus procesus ir nedaug duomenų perdavimo taškų, atskira apskaitos programa, kalendorius ir keli aiškiai valdomi failai gali būti visiškai pakankamas sprendimas.
Ribą geriau nustatyti ne pagal darbuotojų skaičių, o pagal procesų sudėtingumą. Jeigu informacija tarp sistemų perkeliama retai, klaidos lengvai pastebimos, o ataskaitoms parengti nereikia kelių žmonių, plataus diegimo nauda gali nepateisinti jo kainos ir pastangų.
Kita situacija susidaro tada, kai atsiranda keli pardavimo kanalai, daugiau padalinių, sandėlių ar tvirtinimo etapų. Jei augant veiklai kartu auga ir rankinio duomenų perkėlimo poreikis, verta vertinti ne dar vieną atskirą programą, o bendrą procesų architektūrą.
Nebūtina visko pakeisti vienu metu. Galima pradėti nuo daugiausia trinties keliančio proceso, sutvarkyti duomenis ir kitus modulius jungti palaipsniui. Svarbiausia iš anksto įsitikinti, kad pasirinktas sprendimas leis tokią plėtrą.
Sistemų fragmentacija nėra vien technologinis nepatogumas. Tai kasdieniai darbuotojų veiksmai, kurių būtų galima išvengti: pakartotinis suvedimas, failų paieška, skaičių derinimas ir klaidų aiškinimasis.
Geriausia pradėti nuo paprastos diagnostikos – suskaičiuoti, kiek kartų per vieną procesą tie patys duomenys įvedami pakartotinai. Jeigu tai vyksta kasdien ir tarp kelių skyrių, problema greičiausiai slypi ne darbuotojų pastangose, o tame, kaip įmonėje juda informacija.