Sandėliavimo paslaugos verslui dažnai tampa aktualios ne tada, kai trūksta tiesiog kelių kvadratinių metrų prekėms, o tuomet, kai pradeda augti visa logistikos grandinė. Daugiau užsakymų reiškia daugiau atsargų, dažnesnį prekių priėmimą, komplektavimą, inventorizaciją ir išsiuntimą. Nuosavas sandėlis iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti kaip natūralus sprendimas, tačiau kartu su patalpomis atsiranda darbuotojų, įrangos, apskaitos sistemų, saugumo ir procesų valdymo poreikis.
Dėl šios priežasties sandėliavimo paslaugos naudojamos ne tik didelių importuotojų ar gamybos įmonių. Jos aktualios elektroninėms parduotuvėms, didmenininkams, sezoninį verslą turinčioms bendrovėms ir įmonėms, kurios nenori kapitalo bei darbuotojų laiko skirti nuosavo sandėlio infrastruktūrai. Vienais atvejais išorinis sandėlis naudojamas tik prekėms laikyti, kitais logistikos partneriui perduodama gerokai didesnė proceso dalis – nuo krovinio priėmimo iki konkretaus užsakymo paruošimo išsiųsti klientui.
Sandėlis šiandien reiškia daugiau nei prekių laikymą
Pats terminas „sandėliavimas“ gali sudaryti gana statiško proceso įspūdį: prekės atvežamos, padedamos į joms skirtą vietą ir laukia, kol jų prireiks. Šiuolaikinėje logistikoje sandėlis veikia kur kas dinamiškiau. Per jį nuolat juda prekės, o jų srautą reikia registruoti, kontroliuoti ir derinti su pardavimų bei transportavimo procesais.
Priklausomai nuo pasirinkto paslaugų paketo, sandėlyje gali būti atliekamas prekių priėmimas ir patikra, iškrovimas, rūšiavimas, ženklinimas, komplektavimas, pakavimas bei paruošimas transportavimui. Elektroninės prekybos atveju procesas gali tęstis iki individualaus pirkėjo užsakymo surinkimo. Tokiu atveju verslui nebereikia kiekvieną rytą pačiam spausdinti užsakymų sąrašo ir spręsti, kas šiandien surinks kelias dešimtis ar kelis šimtus siuntų.
Tai ypač pasijunta augimo laikotarpiu. Kol internetinė parduotuvė išsiunčia keliolika užsakymų per dieną, sandėliavimo ir pakavimo darbus neretai pavyksta sutalpinti į bendrą įmonės rutiną. Kai užsakymų skaičius išauga kelis kartus, buvusi paprasta užduotis pradeda reikalauti atskiros komandos ir aiškios sistemos.
Kada verta rinktis išorinį sandėlį?
Vienas dažniausių motyvų – nenoras investuoti į nuosavas patalpas. Sandėliui neužtenka vien tuščio pastato. Reikalingi stelažai, krovimo technika, apskaitos sprendimai, darbuotojai, saugumo priemonės, o kai kurioms prekėms – ir specifinės laikymo sąlygos. Pridėjus elektros energiją, patalpų priežiūrą bei kitus nuolatinius kaštus, reali sandėlio išlaikymo kaina gali gerokai skirtis nuo pradinio skaičiavimo.
Išorinės sandėliavimo paslaugos leidžia dalį šių fiksuotų išlaidų pakeisti į sąnaudas, labiau susijusias su faktiniu naudojimu. Tai naudinga verslams, kurių prekių kiekis svyruoja. Pavyzdžiui, prieš Kalėdas elektroninės prekybos įmonė gali turėti kelis kartus daugiau atsargų nei vasario mėnesį. Laikyti nuosavą sandėlį, pritaikytą didžiausiam metų pikui, likusią metų dalį gali būti paprasčiausiai neefektyvu.
Panaši situacija susidaro vykdant trumpalaikius projektus ar įvežant didesnę vienkartinę prekių partiją. Tokiu atveju verslui reikia papildomos vietos kelioms savaitėms ar mėnesiams, bet ne naujo sandėlio ilgam laikotarpiui.
Sandėlio vieta gali pakeisti visą logistikos grandinę
Vertinant pasiūlymus kartais pernelyg daug dėmesio skiriama vien sandėliavimo kainai už paletę ar kvadratinį metrą. Geografinė vieta gali būti ne mažiau svarbi. Jei prekės nuolat atvyksta per konkretų uostą, terminalą ar pagrindinį transporto koridorių, logiškai pasirinktas sandėlis gali sumažinti papildomų pervežimų skaičių ir sutrumpinti pristatymo laiką.
Kita vertus, elektroninei prekybai gali būti svarbiau ne artumas prie krovinio atvykimo vietos, o patogus ryšys su kurjerių ir siuntų pristatymo tinklais. Didmeninėje prekyboje atsiranda dar kitų prioritetų – greitas palečių surinkimas, pakrovimas ir patogus sunkiojo transporto privažiavimas. Universaliai geriausios sandėlio vietos dėl to nėra. Ji turi būti vertinama kartu su realiu prekių judėjimo maršrutu.
Kartais pigesnis sandėlis, esantis nepatogioje vietoje, galutinėje sąnaudų eilutėje tampa brangesniu variantu. Kiekvienas papildomas reisas kainuoja, o kartu ilgėja ir prekių kelias iki galutinio gavėjo.
Kiek kainuoja sandėliavimo paslaugos?
Galutinė kaina priklauso nuo gerokai daugiau veiksnių nei užimamas plotas. Vienos įmonės sandėlyje laiko keliasdešimt vienodų palečių, kurios juda retai. Kitos turi tūkstančius skirtingų prekių, o kiekvieną dieną reikia surinkti šimtus individualių užsakymų. Nors fiziškai užimamas plotas gali būti panašus, darbo apimtis šiais dviem atvejais bus visiškai skirtinga.
Į kainodarą gali būti įtraukiamas prekių priėmimas, iškrovimas, laikymas, vieneto ar užsakymo surinkimas, pakavimo medžiagos, ženklinimas, palečių formavimas ir prekių išdavimas. Papildomai gali kainuoti inventorizacija, nestandartiniai darbai ar specialus prekių paruošimas. Todėl prašant pasiūlymo verta pateikti ne tik klausimą, kiek kainuoja viena sandėliavimo vieta, bet ir realius savo veiklos skaičius.
Kiek palečių vidutiniškai bus laikoma? Kiek prekių pozicijų turima? Kaip dažnai jos atvyksta ir išvyksta? Ar reikės komplektuoti individualius užsakymus? Ar prekių srautas stipriai keičiasi priklausomai nuo sezono? Atsakymai į šiuos klausimus leidžia daug tiksliau palyginti skirtingų paslaugų teikėjų pasiūlymus.
Elektroninei prekybai svarbus ne tik plotas, bet ir greitis
E. prekyboje sandėlis jau tiesiogiai veikia pirkėjo patirtį. Žmogus, vakare telefone užsisakęs prekę, nemato, kas vyksta sandėlyje. Jam svarbu, kad užsakymas būtų greitai patvirtintas, teisingai sukomplektuotas ir laiku perduotas kurjeriui. Jei sandėlyje prekė nerandama arba sistemoje rodomas netikslus likutis, problema labai greitai persikelia į klientų aptarnavimą.
Socialiniai tinklai ir didžiosios elektroninės prekybos platformos prie greito pristatymo pripratino nemažą dalį pirkėjų. Net mažesnė internetinė parduotuvė šiandien lyginama ne vien su panašaus dydžio konkurentais. Pirkėjas tiesiog prisimena, kad vienoje parduotuvėje siunta buvo išsiųsta tą pačią dieną, o kitoje tris dienas nebuvo aišku, ar prekė apskritai yra sandėlyje.
Dėl to e. prekybos verslui verta domėtis ne tik saugojimo sąlygomis. Reikšmingi tampa užsakymų surinkimo terminai, klaidų valdymas, likučių apskaita ir galimybė sandėlio sistemą susieti su elektronine parduotuve ar verslo valdymo sistema.
Ką patikrinti prieš pasirenkant sandėliavimo partnerį?
Pirmiausia verta aiškiai žinoti savo poreikius. Vienai įmonei svarbiausia maža ilgalaikio saugojimo kaina, kitai – galimybė kiekvieną dieną greitai apdoroti didelį skaičių smulkių užsakymų. Jei prekės yra nestandartinių matmenų, trapios, didelės vertės arba joms reikalingas tam tikras temperatūros režimas, tai turi būti aptarta dar prieš pasirašant sutartį.
Svarbi ir atsakomybės tvarka. Reikėtų žinoti, kaip fiksuojami priimamų prekių kiekiai bei būklė, kaip sprendžiamos inventoriaus neatitikimų situacijos ir kas vyksta sugadinus prekę. Ne mažiau praktiškas klausimas – kaip klientas matys savo likučius. Kai sandėlyje laikoma daug skirtingų prekių, realiu laiku ar reguliariai atnaujinama apskaita nėra malonus papildomas privalumas. Ji tampa normalia kasdienio darbo dalimi.
Prieš apsisprendžiant verta pasidomėti ir tuo, kaip paslaugų teikėjas susitvarko su pikiniu laikotarpiu. Lapkritį ar gruodį pažadas greitai komplektuoti užsakymus gali būti gerokai sunkiau įgyvendinamas nei ramesnį pavasario mėnesį. Jei sezoniniai pardavimų šuoliai verslui įprasti, apie pajėgumus piko metu geriau kalbėti iš anksto.
Sandėliavimas kaip platesnės logistikos dalis
Verslui augant dažnai pasikeičia ir pats požiūris į sandėlį. Iš pradžių ieškoma vietos prekėms padėti, tačiau vėliau paaiškėja, kad daugiausia laiko kainuoja ne pats saugojimas. Reikia koordinuoti atvykstančius krovinius, tikrinti kiekius, valdyti likučius, komplektuoti užsakymus, organizuoti transportą ir spręsti grąžinimų klausimus. Todėl dalis įmonių renkasi partnerius, galinčius pasiūlyti platesnį logistikos paslaugų paketą.
Tai nereiškia, kad nuosavas sandėlis yra blogas sprendimas. Stabilų didelį prekių srautą turinčiai įmonei jis gali suteikti daugiau kontrolės ir ilgainiui būti ekonomiškai pagrįstas. Tačiau mažesniam ar sparčiai augančiam verslui išorinės sandėliavimo paslaugos suteikia lankstumo – nereikia iš anksto tiksliai numatyti, kokio dydžio sandėlio reikės po dvejų ar trejų metų.
Galiausiai gerai organizuotas sandėliavimas dažniausiai lieka nepastebimas. Prekės priimamos, jų likučiai sutampa, užsakymai surenkami, o transportas išvyksta laiku. Problemos prasideda tada, kai bent viena šios grandinės dalis stringa. Todėl renkantis sandėliavimo paslaugas verta vertinti ne vien kainą už užimamą vietą, bet visą procesą – nuo pirmos prekės priėmimo sandėlyje iki momento, kai ji išvažiuoja pas klientą.